Dit inkooptraject, wat vooral om schoonmaak draaide, heb ik begeleid in een team. Met drie specialisten van Genmab en drie van Merus. Graag leg ik eerst nog even kort aan je uit wat de bedrijven precies doen. En ook, hoe het is begonnen.
Genmab
Zij zijn een internationaal biotechnologie bedrijf. Wat ze doen? Ze hebben een enorme passie voor innovatie. Genmab zet wetenschap om in geneeskunde en gebruikt haar expertise op het gebied van antilichamen. Om kankertherapieën te ontwikkelen die het leven van patiënten kunnen verbeteren. Merus is een soortgelijk bedrijf. Ook zij bevorderen de behandelingen van mensen met verschillende soorten kanker. Dit doen ze heel gericht en geavanceerd.
En wat er toen gebeurde
Genmab belde mij als eerste op. Met de vraag of ik hen en Merus kon helpen aan een nieuwe schoonmaakpartner. Van een ‘long list’ gingen we vervolgens naar een ‘short list’. Vier partijen nodigden we hiervoor uit. Ze hebben alle vier mee gedaan aan een inschrijving. Het ging erom welke leverancier een toegevoegde waarde kan brengen. We deden dit in een hybride vorm van ‘best value’.
Wat zijn nu onze gezamenlijke doelstellingen:
- Er mag geen twijfel zijn over schoon.
- Hoe borgen we de kwaliteit voor de toekomst.
- Past de beleving van de schoonmaakdienstverlening bij Genmab en Merus.
- Zonder dat er concessies zijn op de hygiëne.
- Tot slot, passen de kosten bij de te contracteren situatie.
Schouw
Vier partijen deden uiteindelijk mee aan het inkooptraject schoonmaak. Met alle potentiële leveranciers en betrokken partners waren we aanwezig bij de schouw. We zijn het pand met elkaar gaan bekijken. Zo konden we allemaal zien wat de uitstraling zou worden van het nieuwe gebouw.
High end
En dat vond ik toch wel spectaculair te noemen. Je wordt ontvangen in een lounge. Waar de barista een kop koffie voor je bereidt. Een fantastische high end locatie, waar mensen met veel plezier zullen werken.
Under construction
We liepen door het nieuwe pand, met veiligheidsschoenen aan. Het is immers nog in aanbouw. Na de rondleiding was er gelegenheid om vragen te stellen over het inkooptraject. Door mijn kennis en goede voorwerk wist ik iedereen gerust te stellen en duidelijkheid te geven. Met deze uitgebreide antwoorden konden zij dus verder en een compleet plan uitdenken. Als je goede aanbiedingen wilt realiseren, moet je ook zorgen voor goede informatie vooraf.
Laboratorium
Wat één van de belangrijkste onderdelen is binnen dit traject? Dat zijn de laboratoria. Beide bedrijven hebben een enorm laboratorium waar ze in werken. Dat is de ziel van hun bedrijf. Het was dan ook een vereiste dat alle leveranciers wisten hoe ze hiermee moesten werken. Dat ze de juist kennis en ervaring hadden voor het schoonmaken van zo’n kwetsbare ruimte.
Prijs versus kwaliteit
Samen met Genmab en Merus hebben we ervoor gekozen om het inkooptraject schoonmaak in twee delen te doen. We beoordelen het prijsdeel apart van het kwaliteitsdeel. Het prijsdeel nemen we voor 20 procent mee. Het kwaliteitsdeel voor 80 procent. Daarnaast is het ontzettend belangrijk hoe ze het willen gaan aanvangen. En ook of ze antwoord kunnen geven op de vragen die we nog hebben.
Eerst de kwaliteit
Ik vind het in ieder geval goed om te noemen dat de prijs ondergeschikt is aan de kwaliteit. Genmab en Merus kregen dan ook eerst alle stukken te zien. Pas nadat ze dat hadden beoordeeld, kregen ze de prijs te horen.
Wat is marktconform?
Vooraf heb ik aangegeven dat de prijs marktconform moet zijn. Als dit niet het geval is, worden ze al meteen terzijde gelegd. Terecht kreeg ik natuurlijk de vraag van de leveranciers: “wat is dan precies marktconform? Wie bepaalt dat?” Waarop ik antwoordde: “jullie zijn zelf de specialisten. Ik neem het gemiddelde van de prijs die jullie vieren vragen. Alles wat er 15 procent boven of onder valt, kan niet meer in aanmerking komen.” Gelukkig is niemand afgevallen. Iedereen ging mee in het vervolgproces. Er lag dus uiteindelijk een goede prijs.
Kwaliteitsstukken
Die vergen de meeste aandacht. Welke risico’s zien ze binnen hun dienstverlening? Wat ligt buiten de beïnvloedingssfeer. Wat daarbinnen en wat is hun oplossing daarop? Past de oplossing wel binnen het budget? Zo een aantal vragen waar ik vooraf erg nieuwsgierig naar was. Eén ding mag in ieder geval geen twijfel over zijn. Dat is schoon. Het is een high end kantoor, die ook nog eens medicijnen maakt. Het gaat hier om de ontwikkeling van medicatie tegen kanker. Het moet puur en vooral schoon zijn. Zo niet? Dan is dat funest in deze branche. Dus de vraag over schoon is uitgesloten.
Speciaal
Er zijn mogelijke risico’s in kaart gebracht. De risicoanalyse zag er bij iedereen goed uit. Daarnaast hebben ze ook hun toegevoegde waarde ingediend. Dingen die hen bijzonder en speciaal maken. Anders dan de concurrent. Anders dan de andere drie leveranciers. Dat mag best wat extra geld kosten.
De calculatie
Deze maken ze met een prestatieonderbouwing. Daar staat in:
- Hoe ze hieraan zijn gekomen.
- Wat de onderdelen zijn.
- En ze leveren er een implementatieplan bij.
Goed voor hun personeel
Nog een extra, apart beoordelingsstuk is de sociale duurzaamheid. Genmab en Merus hebben hier zelf voor gekozen. De leveranciers moeten antwoord kunnen geven op vragen als:
- Hoe worden mensen gezond oud binnen jullie bedrijf?
- Welke zorg heb jij voor jouw medewerkers?
- Wat doe je als je medewerker ziek wordt?
- Hoe zorg je ervoor dat jouw medewerker lekker in zijn vel blijft zitten?
De praktijk
Toen dat allemaal was ingeleverd, bekeken en beoordeeld. Werd het tijd voor de casuïstiek. Er waren er drie om precies te zijn. Toegespitst op de praktijk van Genmab en Merus. Hoe gaan de leveranciers om met bepaalde situaties. Welke manier van handelen wij het beste vonden, werden punten aan toegekend. Per casus mochten ze twee, maximaal drie A-viertjes indienen.
De laatste opdracht
Tot slot was daar het interview. De allerlaatste opdracht die de leveranciers moeten voltooien. Ik vind de interactie altijd prettig aan dit onderdeel. Het is namelijk niet heel standaard dat de ‘best value’ tegenover je zit, vragen stelt en dat er toehoorders aanwezig zijn. Want ook mensen uit het publiek krijgen de gelegenheid om vragen te stellen. Alleen zo kunnen we tot de allerbeste selectie komen. We hebben hier dan ook veel punten aan gegeven.
Om tafel
De doelstelling van het interview is dat een medewerker aan tafel komt te zitten. Hij of zij is de directe leidinggevende van de mensen op de werkvloer. En daarmee dus ook van de klant (Genmab en Merus in dit geval). Helaas was er maar één bedrijf die de juiste medewerker had geregeld. De rest stuurde een alternatief.
De antwoorden
Alle organisaties krijgen drie dezelfde vragen. Gebaseerd op voorbeelden uit de praktijk. Hier moet de desbetreffende medewerker direct antwoord op geven. Zo zien we hoe die persoon handelt, wat voor oplossingen er worden geboden en wat voor type we voor ons hebben zitten. Uiteraard was er ook een specialistische vraag over laboratoria. Om extra te controleren of hij daar daadwerkelijk veel ervaring mee heeft. En welke acties hij neemt om ervoor te zorgen dat risico’s worden uitgesloten voor zijn medewerkers. Kortom, deze persoon moet de beste oplossingen creëren voor Genmab en Merus.
Een wow effect
Het was bijzonder om mee te maken dat we bij één interview omver werden geblazen. Hier hebben zij dan ook goed op gescoord. Als beste. Toch waren zij uiteindelijk niet de winnende partij. Want onderaan de streep tellen alle punten mee.
En de winnaar is
Toen moesten we de partijen bellen. Eerst de afvallers, uiteindelijk de winnaar. Het is niet zo dat de drie afvallers slecht werk hebben geleverd. Integendeel. Het ging deze keer om de allerbeste voor dit bedrijf. En daar zijn we samen uitgekomen. De afvallers krijgen een uitgebreide brief waarin staat wat we goed vonden en wat er verbeterd kan worden de volgende keer. Ook laten we zien welke eigenschappen de winnende partij heeft.
Van start
Nu begint de pre award fase. Alles moet doorgenomen worden en uitgespit. De partij die mag blijven gaat bijvoorbeeld nu aan de slag met het werven van nieuw personeel. Deze fase duurt ongeveer vier weken. In deze periode moet alles aan de achterkant in orde worden gemaakt. Alle stukken gereed zodat er gestart kan worden.
Onderhands
We hebben dus geen wachtkamerovereenkomst met de partijen. Het is een onderhands inkooptraject, waarbij we zelf alles in de hand houden. In mijn ogen is dat goed voor de markt en voor onszelf. Voldoet de winnaar uiteindelijk toch niet? Meteen en altijd doorstappen naar een tweede.
Wat jij nu nog kan doen
Ben je op zoek naar een nieuwe schoonmaakpartner? Die precies bij jouw bedrijf past? Die ook nog eens oog heeft voor zijn personeel? En die staat voor een eerlijke branche met een respectvolle behandeling voor iedereen? Dan ben ik, Leon Habraken, de juiste persoon voor jou. Met mijn bedrijf, Social Facility, zal ik altijd gaan voor de juiste werkwijze. Voor opdrachtgever, opdrachtnemer én al het personeel. Een menselijk, sociaal duurzaam inkooptraject dus.
leon@socialfacility.nl | 06-39329845 | www.socialfacility.nl |