Is een lage prijs nog steeds de enige manier om een aanbesteding gegund te krijgen, of kan je met een inhoudelijk goede aanbieding ook winnen van een goedkopere concurrent? In deze tijd, waarin we het gunningscriterium ‘laagste prijs’ steeds minder zien, zou je denken dat goedkoper niet altijd beter is. Helaas komen we nog vaak anders tegen.

Onderhands aanbesteden

Steeds vaker worden we gevraagd om een aanbesteding te begeleiden. Zo ook laatst, waar we een opdrachtgever hebben geholpen met het uitschrijven van een onderhandse aanbesteding. Onderhands uitvragen mag wanneer het geen publieke instelling is (oftewel, wanneer het niet om overheidsgeld gaat). Of als de totale contractwaarde onder de wettelijk vastgestelde aanbestedingsdrempel blijft.

Zoals altijd nodigden we verschillende bedrijven uit, waarvan we denken dat deze goed passen bij onze opdrachtgever. Na de eerste selectie blijven er nog drie mogelijk geschikte aanbieders over en we starten het aanbestedingstraject.

Met de input van de opdrachtgever, zij zijn tenslotte uiteindelijk de klant, schrijven we een mooi bestek. Alle minimum eisen worden erin duidelijk en meetbaar verwerkt. En daarnaast geven we nog een aantal ‘nice to haves’ mee in de vorm van een wensen pakket. Vooral met de invulling van deze wensen kunnen de inschrijvers scoren, want hoe beter zij de wens vervullen, hoe hoger het puntenaantal dat we zullen toekennen.

Omdat we het belangrijk vinden dat we realistisch blijven, koppelen we bovendien een plafondbedrag aan de uitvraag. Zo voorkomen we dat we aanbiedingen krijgen die de opdrachtgever niet kan betalen. Al met al hebben we een mooi document en opdrachtomschrijving gevormd, waarmee de opdrachtgever goed uit de voeten kan.

Eén van de aanbieders is een stuk goedkoper

De aanbiedingen die we ontvangen zijn alle drie van goede kwaliteit. De ene aanbieder is een lokaal schoonmaakbedrijf, dat een goed stuk heeft geschreven over hoe zij de wensen van de opdrachtgever invullen vanuit hun persoonlijke benadering en betrokken medewerkers. Een landelijke speler heeft ingezet op de innovaties die zij zelf ontwikkeld hebben en laat daarmee zijn toegevoegde waarde spreken. De scores worden op een andere manier verdiend, maar zijn prima in orde. Eén van de aanbieders is echter wel een stuk goedkoper dan de andere twee. Zou dat wel realistisch zijn vragen we ons nog af?

“Oké, dan kiezen we voor de goedkoopste” zegt mijn opdrachtgever. En mijn mond valt open. We hebben juist veel aandacht besteed aan kwaliteit. Waarom nu kiezen voor de goedkoopste?

Op een of andere manier speelt geld toch altijd een rol bij de beslissing. En ja, misschien ook wel begrijpelijk, want als we de tekstuele versie van de aanbiedingen mogen geloven is de kwaliteit -zonder uitzondering- van alle schoonmaakbedrijven fantastisch.

×