Onlangs zat ik in gesprek met een contractbeheerder. We raakten aan de praat over de beheersbaarheid van schoonmaak- en facilitaire contracten. Al snel kwamen we er samen achter dat het fijn is om duidelijkheid en overzicht daarin te krijgen. We hebben het allemaal al zo druk met het organiseren van het werk. Het moet toch ook makkelijker en vooral slimmer kunnen?
Babette
Dat heeft me aan het denken gezet en ik sprak uitgebreid met Babette Klaassens. Zij is teamleider logistiek, operationele inkoop en contractbeheer bij Lunet. Inmiddels hebben zij een slimme methode gevonden om het contractbeheer in de hand te houden.
Wirwar aan contracten
“De situatie bij Lunet is dat je vaak zaken doet met heel veel verschillende leveranciers. Daar kan je moeilijk overzicht in houden. Bij de ene koop je onderhoud, bij de andere schoonmaak. Bij weer een ander koop je papier, enzovoorts. Je hebt hier kennis nodig. Daarnaast moeten de zaken ook frequent besproken worden. Bij papier bijvoorbeeld zal er niet veel veranderen. Maar grotere onderwerpen, zoals schoonmaak, wil je veel vaker onder de aandacht brengen,” legt Babette aan me uit.
De methode
“Bij Lunet hebben we dan ook een methode opgezet. De filosofie is dat je een contractbeheerder hebt op een groep leveranciers. Deze ga je rubriceren in kleine groepjes. Om ze vervolgens te labelen. Zodra de leveranciers een label hebben, gaan wij ze kwalificeren. Hoeveel geld geef je er aan uit? 1 is veel, 2 middel, 3 klein, etc,” vervolgt Babette haar verhaal.
Samen
“We willen met elkaar groeien. Verbinding maken. Een partnership aangaan. Wij weten wat de ambities van de leveranciers zijn. Maar de leverancier moet ook die van ons als zorginstelling kennen. Je bent op de hoogte van elkaars behoeftes en wensen,” zegt Babette.
Multi disciplinair
De contractbeheerder onderhoudt het portfolio. In het contract staan de afspraken die er zijn gemaakt. Maar als er iets moet veranderen. Bijvoorbeeld duurzamer of minder CO2 uitstoot. Dan hebben ze bij Lunet nu bedacht dat de inkoper en de contractbeheerder dat niet meer samen bepalen. Dat is niet haalbaar. Ze vormen nu een team van verschillende disciplines, die frequent samen gaan zitten om bepaalde casussen door te nemen; de contractbeheerder weet alles van het huidige contract, de leverancier en het hier en nu. De inkoper weet alles van regels, documenten en kan op een ander niveau meedenken. Dan heb je nog de materiedeskundige. Dat is bijvoorbeeld een diëtiste of een kok. Als de kennis niet in huis is, kan het ook een objectieve speler zijn. Zoals Social Facility. En tot slot de vertegenwoordiger van de klant.
Hoe zit dat met facilitair & schoonmaak?
Bij schoonmaak heb je al een contract met een leverancier. Van daaruit weet je wat de samenwerking inhoudt. Je gaat dan in een bepaalde periode kijken hoe het contract ervoor staat. Is de samenwerking, visie en methode nog passend bij de organisatie. Bij schoonmaak ben je of te laat. Dan ontvang je veel klachten. Of je bent te vroeg en dan is er nog geen aanleiding of er zijn nog geen nieuwe middelen beschikbaar.
Met regelmaat
We komen wel frequent bij elkaar. Om te kijken of de timing nu goed is. En of de dienstverlening of het product nog een match is. Dat komt omdat je de materiedeskundige, contractbeheerder, inkoper en (vertegenwoordiger van) eindklant bij elkaar zet, wat zorgt voor inzicht.
Kansen creëren
Deze groep mensen bekijken hoe de huidige dienstverlening is. Wat de bedreigingen zijn en de mogelijkheden. Vervolgens wordt er gekeken hoe die bedreigingen dan vervangen kunnen worden voor kansen. Zo wordt de situatie positief belicht. Dan komen ze met een bepaald plan. En daarna ga je pas met de leverancier praten.
Ieder z’n ding
Iedereen in die groep heeft zijn eigen taak of verantwoordelijkheden. Het kan zijn dat de wet en regelgeving is veranderd. Of er ontstaat een andere visie. Als het blijkt dat het niet meer passend is bij Lunet, of bij Nederland of misschien zelfs wel op de wereld. Dan kan dat ook een aanleiding zijn om bij elkaar te komen.
Kwaliteit van werk
Uiteindelijk krijgt de medewerker veel meer verdieping in zijn werk, door het uitvoeren van deze methode. Ze zijn meer betrokken, doordat hun expertise wordt ingezet. De vakkennis en randvoorwaarden zijn de componenten die je als puzzel samen moet brengen.
In dit bijzondere proces ga je dus eerst overzicht creëren, dan verdiepen, om vervolgens continu te kunnen verbeteren.
Lunet is al heel lang een goede partner van Social Facility. Zo ben ik daar begonnen als interimmanager contract beheer. Ik toets nu ook hun Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) op ongeveer 750 locaties. En wordt Social Facility dus ingezet als materiedeskundige bij verschillende contracten. Zo maak ik van dichtbij mee hoe deze werkwijze bij Lunet zijn vruchten afwerpt. En dat er dus daadwerkelijk mogelijkheden zijn om contractbeheer adequaat in te zetten. Als je het maar samen doet. En de verbinding met elkaar aangaat.
Kun jij ook een facilitair deskundige gebruiken? Of heb je iemand nodig die jouw KPI’s toetst? Het kan allemaal bij Social Facility. Je hoeft daarvoor alleen maar contact op te nemen met mij, Leon:
Leon@socialfacility.nl |06 39 32 98 45 | www.socialfacility.nl