Een aanbesteding is best complex. Veel documenten horen erbij, die geschreven en vervolgens weer gelezen en beoordeeld worden. Succesvolle nota van inlichtingen zijn daarbij onmisbaar. Iedereen praat hierover in de branche, maar waarom is dit onderdeel nou zo belangrijk? Cruciaal zelfs voor het succesvol afronden van een goede aanbesteding en het aangaan van een soepele samenwerking.
In dit blog duik je dieper in de wereld van de nota van inlichtingen. Ik leg je uit waarom het belangrijk is om hier aandacht aan te besteden. En ik deel vier praktische tip. Met een goed opgestelde nota van inlichtingen voorkom je misverstanden en vind je de dienstverlener die het beste bij je wensen past.
Wat zijn nota van inlichtingen?
Je verzorgt een aanbesteding en je schrijft daar een document voor. Het is fantastisch als er naderhand geen vragen zijn. Dat het voor iedereen glashelder is wat je precies wilt en verwacht van de dienstverleners. Maar dat is vrijwel nooit het geval. Dat kan ook niet, hoe graag we dat zouden willen. Het aantal gestelde vragen laat wel zien hoe duidelijk je verhaal is.
Er mogen vragen gesteld worden over alle stukken die een aanbesteding volledig maken. Je kunt dan denken aan bijvoorbeeld het prijzenblad of het contract. De antwoorden daarop noem je de nota van inlichtingen.
Het komt vaak voor dat de antwoorden in de nota om verduidelijking vragen. Dat is de tweede nota van inlichtingen. Dienstverleners kunnen hierin verdiepingsvragen stellen.
4 Tips die zorgen voor uitstekende nota van inlichtingen:
- Zorg dat iedere betrokkene de nota van inlichtingen te lezen krijgt.
- Leg het heel goed vast. Het is namelijk een aanvulling op het contract. Afspraken die hierin staan zijn bindend.
- Geef de ruimte. Als er meer tijd nodig is, neem die ook. Bijvoorbeeld na de laatste nota van inlichtingen. Dienstverleners moeten daarna nog zeker tien dagen de tijd krijgen om hun voorstel in te dienen.
- Wees duidelijk en laat niets onbeantwoord. Zo voorkom je latere discussies tijdens de dienstverlening.
Uit de praktijk
Er werd door een inschrijver gevraagd: “Hoe gaat men om met de indexering?” Het antwoord van de organisatie was: “dat komt aan bod tijdens de contractfase”. Dit antwoord levert gegarandeerd gedoe op wanneer je een contract opstelt. Dat doe je namelijk maar met één dienstverlener. Je keuze is op dat moment al lang gemaakt.
Is iets niet duidelijk? Vraag dan om opheldering bij de inschrijver. Zo voorkom je verkeerde interpretaties.
De conclusie?
Een nota van inlichtingen is dus veel meer dan alleen maar het beantwoorden van vragen. Je gaat een nieuw contract afsluiten met een dienstverlener. De toekomst van deze samenwerking valt of staat met de helderheid van de antwoorden die je geeft. Duidelijkheid, openheid en eerlijkheid zijn echt de enige manieren waarop een samenwerking tot een succes leidt. Daarbij voorkomen volledige antwoorden ook nog eens misverstanden. Dat bespaart tijd én geld.
Met welke vragen blijf jij vaak zitten als het gaat om de nota van inlichtingen?
Wil je weten hoe ik je nog meer ondersteun tijdens een aanbesteding? Kijk op de website van Social Facility, bel of mail me:
www.socialfacility.nl | leon@socialfacility.nl | 06 – 39 32 98 45
Of volg ons op LinkedIn: Social Facility | LinkedIn