Er was een zorgorganisatie die mijn hulp inschakelde voor nieuw contractmanagement. Ze willen aanbesteden, omdat de huidige schoonmaakdienstverlener niet presteert en gaat stoppen. Ze hebben dus niemand meer. We moeten daardoor heel snel op zoek naar een andere. Een intense zoektocht met enorme urgentie. Dat zul je misschien wel begrijpen.
Gelukkig is het uiteindelijk goed gekomen
Inmiddels is de nieuwe schoonmaakpartij gestart met dezelfde uren die ook in de vorige calculatie stonden. Daarbij spraken we af: “ga van start. Na drie maanden kennen jullie de locatie en dan finetunen we de calculatie.” Niet om te bezuinigen hoor, maar om goed af te stemmen op de vraag van de interne klant.
Wat blijkt nu?
Het vertrekkende schoonmaakbedrijf is gestopt omdat het een verlieslijdend contract was. Terwijl wij als enige reden kregen, dat de bezetting en de leiding niet op orde was en daardoor de kwaliteit achter bleef.
Contractmanagement bij onderhandelingen
In de 10 jaar dat ze hier werkzaam waren, met tussentijdse her- onderhandelingen, is er nooit gesproken over te weinig inkomsten voor het schoonmaakbedrijf. Of dat ze moesten bezuinigen. Hadden ze dat maar gedaan. Dan was het zo ver niet gekomen.
Maar nu komt het:
In de praktijk gaan we met de medewerkers aan de slag op de werkvloer. We geven de schoonmakers inzicht in de uren. Op sommige taken bleek maar 1,5 uur te zijn ingezet. Terwijl de calculatie aangaf dat er drie tot vier uur gewerkt moest worden. De schoonmaker vertelde ook dat er elke keer weer tijd af werd gehaald, vanwege bezuinigingen bij het schoonmaakbedrijf zelf.
Nu brak mijn klomp
Enerzijds heeft de opdrachtgever hier niet de juiste weg bewandeld. Ze bemoeiden zich veel te weinig met het contract. Maar het is ook echt niet netjes van het schoonmaakbedrijf om hier elk jaar weer geld af te snoepen. En dat over de rug van hun eigen medewerkers. Dit kan echt niet.
Goed contractmanagement is cruciaal
Wil je dat een aanbesteding goed verloopt? En wil je dat alle partijen tevreden zijn én blijven na het tekenen van een contract? Dan moet er altijd aandacht zijn voor de volgende vragen:
- Zijn de doelstellingen en eisen voor iedereen helder? Hoe vaak komt het schoonmaakbedrijf? Hoe lang blijft de schoonmaakmedewerker? Hoe lang werkt hij/zij aan elke taak? Maar ook, welke middelen worden er ingezet? Welke methodes? Wat is de gewenste kwaliteit?
- Is het contract duidelijk? Want alle afspraken moeten daar wel in staan. Dat gaat van prijs, tot looptijd, de voorwaarden en alles wat daar tussenin valt.
- Zijn de juiste criteria van te voren goed opgesteld? Die zowel objectief als meetbaar zijn?
- Is de prijs wel ondergeschikt gebleven aan de kwaliteit?
Tijdens de hele looptijd moeten al deze punten aandacht krijgen. Niet alleen aan het begin of bij het tekenen van het contract. Laat het als opdrachtgever niet versloffen, maar houd aandacht voor de mensen die in jouw bedrijf komen werken. Wees als schoonmaakleverancier alert dat je nooit, maar dan ook nooit bezuinigt op je personeel. Zeker niet als er hele andere afspraken staan in het contract.
Hoe werk jij aan contractmanagement? En wat houdt dat eigenlijk in voor jouw organisatie?
Laat het me weten in een persoonlijk bericht, e-mail of telefoontje. Want ik kan me voorstellen dat je hier niet zomaar openlijk over praat:
Leon@socialfacility.nl | 06 39 32 98 45 | www.socialfacility.nl
Wil je op de hoogte blijven van alle facilitaire ontwikkelingen in de branche? Volg Social Facility dan op LinkedIn: