Social Facility is de partner, de spil, tussen de inkoper en de leverancier. Voor ons is het dus van groot belang dat het inkooptraject eerlijk verloopt. Zo kunnen wij op een transparante wijze goede begeleiding bieden aan alle betrokken partijen.

Voor het volgen van eerlijke en waardige inkooptrajecten, zetten wij deze stappen:

1. We beschrijven een heldere opdracht.

We geven duidelijk weer om welke opdrachtgever(s) het gaat en wat de inhoud van de opdracht is. Daarbij hoort ook een omschrijving van de doelstellingen en de wensen van de opdrachtgever(s).

2. We nemen de tijd.

Werken onder tijdsdruk is vervelend voor iedereen. Dus we nemen de tijd voor het inkooptraject en de bijbehorende implementatie. Voor de schoonmakers is dit wel zo prettig. Zij geven namelijk zelf aan of ze meegaan bij een contractwisseling. Wij hebben met trots de Code Verantwoordelijk Marktgedrag ondertekend en houden ons aan deze spelregels.

3. We streven naar duidelijke en gestandaardiseerde documentatie.

Met heldere richtlijnen voor het indienen van offertedocumenten en prijzenbladen, stellen we een Beschrijvend Document op. Ook wel RFP (Request for Proposal) genoemd. We zorgen dat alle relevante informatie daarin wordt opgenomen. Dat gaat om inhoudelijke- en aanvullende informatie, specificaties, prijzen en kostenopbouw.

4. We geven heldere communicatie over verwachtingen en eisen.

De informatie die we verstrekken over de criteria van inschrijven is zo gedetailleerd mogelijk. Waar moet het aan voldoen en welke informatie moet het bevatten. We zorgen dat alle betrokken partijen een volledig beeld hebben van alle vereisten die bij een inkooptraject horen.

5. Vragen en discussies stimuleren we.

Het aanmoedigen om zelf vragen te stellen. En verduidelijking vragen wanneer dit nodig is. Het helpt bij het voorkomen van misverstanden en het ophelderen van onduidelijkheid.

6. Het verifiëren van informatie.

We zorgen dat een evaluatie van de prijzenbladen betrouwbaar is. Consistentie, juistheid en volledigheid is hierbij noodzakelijk. Het kan nodig zijn om bewijsstukken op te vragen of gesprekken te voeren met de inschrijvers. Zo zorgen we dat alles duidelijk is en blijft.

7. Het creëren van een integriteitscultuur.

Het toevoegen van transparantie en waarheid begint met een sterke ethische basis. Zorg ervoor dat alle betrokken partijen zich bewust zijn van het belang van eerlijkheid en integriteit in het inkoopproces.

De prijs

Zodra je een offerte uitvraagt, zit er ook een prijs uitvraag bij. Je vult in wat het kost. Dit kan bij een aanbesteding groot zijn, maar ook heel klein. Het is afhankelijk wat de opdrachtgever precies wil en nodig heeft.

Waarom is het dan belangrijk om een gedifferentieerde prijs te krijgen?

We geven je even een voorbeeld. Stel het schoonmaken van een pand kost €20.000,- op jaarbasis. Ineens stijgt de benzineprijs. Jij weet niet dat de schoonmaakmedewerkers altijd met de auto komen. Hier had je vooraf geen inzicht in. Het wordt dan lastig om deze stijgende kosten aan te kaarten. Jij hebt immers alleen een totaal prijs van €20.000,- gekregen en niet meer. Krijg je de kosten meteen aan de voorkant mee? Dan is het veel makkelijker om hierover in gesprek te gaan met elkaar. Zo ontstaat er meer begrip onderling. Een discussie is dan misschien niet eens nodig.

Een extra voorbeeld

Als je een ruimtebestand van je gebouw meegeeft in de uitvraag, wat onlangs niet is geverifieerd, krijg je een aanbod wat niet juist is. Achteraf zal de geselecteerde leverancier hierop terugkomen. Je kosten worden plotseling hoger, wat begrijpelijk is. Zonder goed inzicht vooraf, leidt dit tot onnodige discussie. Dat is zonde. Je moet dat niet willen. Zeker als de insteek is om samen aan een duurzame toekomst te werken.

Eerlijkheid voor iedereen

Dus wij verwachten van de inschrijver én de opdrachtgever eerlijk en transparant handelen. Daardoor kun je appels ook echt met appels vergelijken. Je stelt vragen, waarbij de opdrachtgever een goed antwoord paraat heeft.

Geef je als opdrachtgever te weinig informatie mee of vraag je te weinig uit?

Maar zit er veel aandacht aan de achterkant? Dan kan de offerte toch heel anders uitpakken. Het gebeurt ook dat de keuze valt op vierkante meterprijs. Maar als je alleen die berekening maakt en totaal geen inzicht hebt aan de achterkant, hoe die meterprijs tot stand komt, kun je ook nooit een goede discussie voeren.

Het vraagt van zowel de leverancier, de opdrachtgever, de inkoper en de inschrijver veel kennis om een zo eerlijk mogelijk beeld te creëren voor alle betrokken partijen. Bij Social Facility begeleiden we dit proces. Omdat wij staan voor een eerlijke branche. Maar ook voor duurzaamheid. Dan kijken we graag naar het milieu en de medewerkers van de branche. Hierin vergeten we nooit de warme samenwerking tussen alle partijen onderling.

Lijkt jou dit een geweldige basis voor een nieuw inkooptraject? Dan heb je Leon, of één van zijn collega’s nodig:

Leon@socialfacility.nl | www.socialfacility.nl | 06 39 32 98 45

× Hoe kan ik je helpen?